Organizacyjne wyzwanie – konferencja.

Organizacja konferencji to duże przedsięwzięcie, wymagające zaangażowania sporej ilości ludzi. Bogate instytucje i firmy zlecają organizację zewnętrznym firmom, specjalizującej się w tego typu usługach, lecz większość, ze względu na koszty stara się podjąć wyzwanie samodzielnie.

Sukces zależy od bardzo precyzyjnie opracowanego planu oraz ścisłego trzymania się go, z założeniem również, że nieprzewidziane sytuacje mogą w jakiś sposób wymusić modyfikacje.

Główny schemat przygotowań do konferencji.

Podstawowe punkty warto sobie rozrysować na kartce i realizować je wraz ze wszystkimi podpunktami. Warto pamiętać, że wiele etapów wymaga działań równoległych. Przy każdym trzeba zaplanować czas potrzebny na realizację oraz wyznaczyć osobę odpowiedzialną. Podobnie jak w literackim dramacie, dobra organizacja konferencji polega na idealnym zgraniu czasu, miejsca i akcji.

Budżet.

Ustalenie budżetu jest tym, od czego należy zacząć. Od zasobów finansowych zależy realizacja kolejnych punktów.

Czas.

Konferencję należy planować z dużym wyprzedzeniem czasowym. Optymalne jest rozpoczęcie działań 10-12 miesięcy wcześniej.

  • Najbardziej obleganym sezonem konferencyjnych w większości branż jest jesień, okres między wrześniem a grudniem oraz wiosenny – od połowy lutego do końca maja. Wówczas najtrudniej o miejsce.
  • Konferencyjnym okresem ogórkowym jest lato (wakacje i urlopy) oraz okres okołoświąteczny, czyli od połowy grudnia do połowy stycznia. Ma to znaczenie frekwencyjne, gdyż goście konferencyjni mogą nie być chętni do uczestnictwa w debatach w tych porach roku.

Miejsce.

  1. Wybór miejsca jest kluczowy i ściśle związany z budżetem i czasowym wyprzedzeniem.
  • Im wcześniej się rezerwuje miejsce konferencyjne i bazę noclegową, tym większe zniżki można otrzymać.
  • Wiele popularnych miejsc konferencyjnych ma długie rezerwacje, więc należy się liczyć z tym, że zbyt późne organizowanie konferencji bardzo ograniczy wybór, a tym samym podniesie koszty.
  1. Komunikacja i transport.
  • Dokonując wyboru miejsca należy brać pod uwagę łatwość dotarcia uczestników. Jeżeli konferencja jest organizowana poza miastem, a uczestnicy przyjeżdżają z różnych stron kraju, wówczas konieczne może się okazać zorganizowanie dodatkowego transportu.
  1. Baza konferencyjna i noclegowa.
  • Większość konferencji odbywa się w przygotowanych salach konferencyjnych w hotelach. Dobra organizacja konferencji zapewnia uczestnikom zarówno wygodę w salach konferencyjnych, jak również bliskość bazy noclegowej (w tym samym hotelu lub w najbliższych).
  • Sale konferencyjne muszą być wyposażone w odpowiednie nagłośnienie, projektor lub ekran, komputer, licznik czasu (dla prelegentów), wygodne i w wystarczającej ilości krzesła i stoły, klimatyzację. Sposób ustawienia krzeseł ustala się z hotelem lub właścicielem sal konferencyjnych.
  • Noclegi hotelowe trzeba zarezerwować równolegle z salami konferencyjnymi. Nie można dopuścić do sytuacji, gdy zabraknie wolnych miejsc noclegowych i goście będą zmuszeni dojeżdżać z odległych krańców miasta.

Uwaga – warto dopytać, czy w tym samym czasie w restauracji hotelowej lub innych salach nie jest planowane wesele lub impreza taneczna.

  • Po dokonanej rezerwacji należy poinformować uczestników o planowanej konferencji i zachęcić do wstępnej rezerwacji. Na tym etapie powinno się już w punktach określić temat wiodący konferencji oraz ujęcie poszczególnej problematyki.
  • W tym czasie rozpoczyna się ustalenia z prelegentami, dotyczące ich udziału w konferencji, tematów i czasu wystąpień oraz ewentualnej gaży.
  1. Rejestracja.
  • Początek rejestracji uczestników powinien nastąpić wraz z udostępnieniem agendy konferencji i wysłaniem zaproszeń.
  1. Dwa miesiące przed konferencją należy ustalić szczegółowe menu z hotelem lub firmą cateringową oraz godzin posiłków i przerw kawowych, które powinny być idealnie zgrane z agendą konferencji. Trzeba pamiętać, że część gości może być na diecie wegetariańskiej.
  2. Jeżeli budżet jest wystarczający, 2 miesiące wcześniej można zamówić gadżety reklamowe, notesy, foldery, torby, długopisy itp.

Akcja, czyli konferencja.

  1. Trzy najczęściej zdarzające się zakłócenia przebiegu konferencji to przedłużenie czasu wystąpienia przez prelegenta, odwołanie obecności  prelegenta w ostatniej chwili oraz awaria sprzętu multimedialnego i projektorów. Program należy zaplanować z lekkim zapasem czasowym każdego wystąpienia i przygotować na wszelki wypadek prezentację własną. Dobrze jest też zabezpieczyć się w dodatkowy mikrofon i laptop.
  2. Wyznaczenie osoby prowadzącej jest bardzo ważne. Najczęściej jest to główny organizator, lecz jeżeli odczuwa stres przed wystąpieniami publicznymi, warto wyznaczyć inna osobę, która powinna być dobrze zorientowana w tematyce konferencji.
  3. Do pracy przy organizacji konferencji trzeba wyznaczyć osoby, które zajmą się odrębnie zadbaniem o uzupełnianie listy obecności oraz służyć informacjami oraz bieżącym kontaktem z firmą cateringową lub kuchnią hotelową.

Pokonferencyjnie.

Po zakończeniu konferencji należy rozliczyć do końca finanse z hotelem oraz wysłać podziękowania prelegentom i uczestnikom.